Política de Privacidade

1. Quem é responsável pelos dados

A controladora dos dados é Alexandra Carla Alvarenga Portela, empresária individual, nome fantasia Help Partner Consultoria, CNPJ 49.095.014/0001-25, com endereço na Rua Dagmar Laredo Neiva, nº 301, apartamento 203, bairro Doutor José Thomaz, Divinópolis/MG.

A pessoa encarregada pelo tratamento de dados (DPO) é Alexandra Carla Alvarenga Portela. Para qualquer assunto desta política, escreva para contato@helppartner.com.br.

A Help Partner é a controladora: decide por que e como os dados são tratados. Os prestadores listados na seção 5 atuam como operadores, tratando os dados em nome da Help Partner e só para a finalidade indicada.

2. Quais dados tratamos e de quem

O sistema guarda dados de quatro grupos de pessoas:

• Equipe da Help Partner (usuários do CRM): nome, e-mail, senha (guardada só como hash, nunca em texto), perfil de acesso, data do último acesso e, quando a própria pessoa conecta a conta Google, os tokens de acesso dessa conta (guardados cifrados) e o e-mail da conta.
• Leads e clientes (empresas e as pessoas de contato): razão social e nome fantasia, nome do responsável, CNPJ ou CPF (guardado cifrado), telefone (guardado cifrado, com uma impressão digital para localizar conversas), e-mail, endereço, atividade econômica, quantidade de usuários do sistema contábil, etapa comercial, propostas, contratos e a assinatura enviada, cobranças, pagamentos e recibos.
• Pessoas que conversam com a Help Partner pelo WhatsApp ou pelo Instagram: número ou identificador do contato, o nome que o próprio aplicativo informa (e, no WhatsApp, a foto de perfil), o conteúdo das mensagens trocadas com os números da Help Partner (texto, imagens, documentos e áudios; os áudios são transcritos para texto por um serviço que roda no próprio servidor da Help Partner) e as datas.
• Pessoas que participam dos grupos de WhatsApp dos projetos de implantação em que está o número da Help Partner: o nome que o próprio aplicativo informa, uma impressão digital do telefone (o número em si não é guardado), o conteúdo das mensagens enviadas no grupo (texto, imagens, documentos e áudios, estes transcritos no próprio servidor) e as datas. Só são lidos os grupos que a Help Partner liga a um projeto e o grupo interno da própria equipe da Help Partner (a Mesa de Decisões); neste, imagens e documentos não são baixados.
• Usuários do portal do cliente: nome, e-mail, senha (só como hash), os projetos liberados, as pendências, documentos, ocorrências e cobranças do cliente ao qual estão ligados, e os aceites de entregas registrados no portal.

3. Para que usamos os dados e com que base legal

• Prestar os serviços contratados e manter o relacionamento com o cliente (cadastro, propostas, contratos, implantação, portal, cobranças e recibos): execução de contrato e cumprimento de obrigação legal (fiscal e contábil).
• Atender e responder quem entra em contato pelo WhatsApp ou pelo Instagram, e enviar e-mails pelo CRM (propostas, recibos, avisos), registrando a conversa no histórico do lead ou do cliente: execução de contrato ou de medidas preliminares a ele e legítimo interesse de atendimento.
• Prospecção comercial de escritórios de contabilidade (contato inicial por WhatsApp a partir de dados públicos de empresas, como os publicados no Google Maps): legítimo interesse, sempre com a identificação da Help Partner, a opção de não receber mais mensagens em toda abordagem e uma lista de "não enviar" que vale para todos os canais a partir do primeiro pedido.
• Agendar reuniões pelo Google Meet e registrar o que foi tratado nelas: consentimento de quem conecta a conta Google e de quem participa da reunião (a gravação, as notas e a transcrição só existem quando ativadas na própria reunião, com aviso aos participantes).
• Resumir conversas e reuniões, sugerir respostas e próximos passos com apoio de inteligência artificial: legítimo interesse de organização do atendimento, com os cuidados descritos na seção 6.
• Resumir uma vez por dia a conversa do grupo interno da equipe (a Mesa de Decisões) e registrar as decisões e as tarefas de cada integrante: legítimo interesse de organização interna da empresa, com os mesmos cuidados da seção 6.
• Segurança, auditoria e prevenção a fraudes (registro de quem fez o quê e quando): legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal.

4. Dados da conta Google (Agenda e Meet)

Cada pessoa da equipe pode conectar a própria conta Google ao CRM. Pedimos as seguintes permissões, e só elas: ver o e-mail da conta (para saber qual conta foi conectada), ver e criar eventos na agenda (para criar, na agenda da própria pessoa, a reunião com o link do Google Meet que ela agendou pelo CRM) e ler os artefatos das reuniões do Google Meet, como notas e transcrições (para registrar no CRM o que foi tratado na reunião que ela organizou).

O que fazemos com esses dados: criamos o evento da reunião na agenda da pessoa que agendou (o Google envia o convite aos participantes); depois da reunião, e só quando a equipe confirmou que os participantes foram avisados, lemos a transcrição gerada pelo Google (e, quando esse recurso estiver disponível no CRM, as notas) e guardamos no registro da reunião, dentro do CRM, ligado ao lead, cliente ou projeto correspondente, para a equipe da Help Partner consultar. Resumos e tarefas derivados desse texto podem ser gerados com inteligência artificial, com os nomes substituídos por códigos antes de sair do sistema (seção 6).

O que não fazemos: não usamos dados da conta Google para publicidade; não vendemos nem cedemos esses dados; não os usamos para treinar modelos de inteligência artificial; não lemos outros eventos da agenda nem outros arquivos da conta; nenhuma pessoa de fora da equipe da Help Partner os vê, e o cliente só vê o que a equipe publica de propósito no portal.

Os tokens de acesso ficam cifrados no banco de dados da Help Partner e são usados só pelo servidor do CRM. A pessoa pode desconectar a conta a qualquer momento na tela "Minha conta" do CRM (os tokens são apagados) ou em myaccount.google.com, em "Aplicativos de terceiros com acesso à conta".

O uso que o Help Partner CRM faz das informações recebidas das APIs do Google obedece à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), inclusive aos requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

5. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas o necessário com os prestadores abaixo, cada um para a sua finalidade:

• Google (Agenda, Meet e identificação da conta conectada): para criar as reuniões e ler as transcrições, conforme a seção 4. O Google também envia o convite da reunião aos participantes, com os e-mails deles.
• Provedores de inteligência artificial (Anthropic, OpenAI e DeepSeek, conforme a configuração ativa, e OpenRouter para a triagem automática de respostas de WhatsApp): recebem trechos de conversa, reunião ou cadastro para resumir, classificar ou sugerir texto, sempre depois da substituição de nomes por códigos e do mascaramento de CPF, CNPJ, telefone e e-mail (seção 6).
• Infraestrutura do WhatsApp (software Evolution API, que roda no próprio servidor da Help Partner e se liga aos números de WhatsApp da empresa): para receber e enviar as mensagens.
• Meta (Instagram): para receber e responder mensagens diretas da conta profissional da Help Partner, quando esse canal estiver ligado.
• Hostinger: hospedagem do site institucional e serviço de e-mail (envio das propostas, recibos e avisos).
• Oracle Cloud (servidor na região de São Paulo, Brasil): onde o CRM, o banco de dados e os arquivos ficam hospedados.
• Google Maps (consulta a dados públicos de empresas): na prospecção, o termo pesquisado é enviado ao Google; os resultados brutos são apagados em 30 dias e só vira cadastro o que a equipe escolher.
• Autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem válida.
• Transferência internacional (art. 33 da LGPD): alguns desses prestadores ficam fora do Brasil (os provedores de IA e o OpenRouter nos Estados Unidos, a DeepSeek na China, o Google nos Estados Unidos). Enviamos a eles só o necessário para cada tarefa, com os dados pseudonimizados no caso da IA, e a transferência se apoia nas cláusulas contratuais e políticas de proteção de dados desses prestadores.

6. Inteligência artificial

O CRM usa inteligência artificial para resumir conversas e reuniões, classificar respostas (por exemplo, se uma mensagem é pessoal ou comercial, ou se a pessoa pediu para não receber mais contato) e sugerir respostas e próximos passos à equipe. A IA não conversa com clientes nem leads por conta própria: os textos de prospecção que ela rascunha só saem depois de uma pessoa da equipe aprovar cada mensagem e o lote, e o envio é feito pelo sistema nos dias, horários e limites definidos pela equipe; as respostas sugeridas na caixa de entrada são enviadas apenas quando alguém da equipe decide enviá-las. As ações automáticas da IA se limitam a registrar resumos de conversa no histórico do lead ou cliente e a incluir na lista de "não enviar" quem pediu para parar; qualquer outra ação que ela proponha (como criar uma pendência ou mudar a etapa de uma negociação) depende de aprovação de uma pessoa. Você pode pedir a revisão humana de qualquer classificação automática que lhe diga respeito.

Antes de qualquer texto sair para um provedor de IA, o sistema troca nomes de pessoas e empresas por códigos e mascara CPF, CNPJ, telefones e e-mails. Os provedores recebem só o trecho necessário para a tarefa, e o uso deles é registrado para auditoria. Dados pessoais não são usados para treinar modelos.

7. WhatsApp, Instagram e o pedido para não receber mais mensagens

As conversas com os números de WhatsApp e com a conta de Instagram da Help Partner ficam registradas no CRM para que a equipe acompanhe o atendimento. Conversas que não têm relação com a atividade da empresa (pessoais) são marcadas como tal e não passam por classificação nem resumo automáticos de IA; apenas a detecção do pedido de parar, feita por regra fixa, lê todas as mensagens recebidas.

Grupos de projeto: nos grupos de WhatsApp de um projeto de implantação em que o número da Help Partner foi incluído e que a Help Partner ligou ao projeto, o CRM guarda as mensagens para que a equipe acompanhe a execução do contrato. Só a equipe da Help Partner vê essas mensagens (o portal do cliente não as mostra); o número da Help Partner não escreve nos grupos por conta própria; um documento do grupo só passa a fazer parte de um cartão do projeto quando alguém da equipe o anexa. Mensagens apagadas no WhatsApp depois de recebidas não são apagadas automaticamente do CRM; o pedido pode ser feito pelo e-mail da seção 12.

Grupo interno da equipe: no grupo de WhatsApp interno da equipe da Help Partner (a Mesa de Decisões), o CRM guarda as mensagens e, uma vez por dia, um serviço de inteligência artificial lê as mensagens novas, com nomes de pessoas e empresas trocados por códigos e CPF, CNPJ, telefones e e-mails mascarados, e grava no CRM, sem aprovação prévia, um resumo do que foi discutido e decidido e as tarefas da equipe. Só os administradores e os integrantes do grupo veem esse resumo; nada é enviado ao grupo e nada aparece para clientes.

Para não receber mais mensagens de prospecção, basta responder "SAIR" ou "PARAR" (ou pedir com outras palavras): o telefone entra na lista de "não enviar" e o sistema bloqueia novos envios automáticos de prospecção para ele por qualquer número de WhatsApp da Help Partner. O pedido também pode ser feito pelo e-mail da seção 12.

8. Cookies

O CRM e o portal usam apenas cookies estritamente necessários: o cookie de sessão (que mantém você conectado), o cookie de sessão do portal do cliente, um cookie de preferência visual (tema do painel) e um cookie temporário que protege o processo de conexão da conta Google. Não usamos cookies de publicidade, de rastreamento entre sites nem ferramentas de análise de terceiros. As fontes das páginas são carregadas do serviço Google Fonts, que recebe o endereço IP do navegador; não usamos isso para rastreamento.

9. Por quanto tempo guardamos

• Cadastros, conversas, registros de atendimento, propostas, contratos, reuniões e documentos: enquanto durar a relação com o cliente ou o interesse comercial com o lead e, depois, pelo prazo necessário para cumprir obrigações legais (por exemplo, documentos fiscais e contábeis) ou para o exercício de direitos em processos.
• Notas e transcrições de reuniões: enquanto forem úteis ao atendimento do cliente ou projeto a que pertencem; podem ser apagadas a pedido do titular ou do organizador.
• Resultados brutos de pesquisas no Google Maps: 30 dias.
• Mensagens dos grupos de WhatsApp dos projetos: 180 dias, apagadas automaticamente depois disso (o documento que a equipe anexou a um cartão do projeto segue a regra dos documentos do projeto).
• Mensagens do grupo interno da equipe (Mesa de Decisões): 180 dias, como as dos grupos de projeto. Os resumos e as tarefas feitos a partir delas ficam como registro interno da empresa enquanto forem úteis, e podem ser apagados a pedido pelo e-mail da seção 12.
• Tokens da conta Google: até a pessoa desconectar a conta no CRM ou revogar o acesso no Google; quando o acesso vence, o CRM deixa de usá-los até a pessoa reconectar.
• Registros de auditoria e de segurança: pelo prazo necessário à apuração de incidentes e ao cumprimento de obrigações legais.

10. Segurança

Os dados ficam em servidor na região de São Paulo, Brasil, com acesso restrito à equipe da Help Partner por login e senha e por perfil de acesso (cada pessoa só vê o que o seu papel permite). Documentos pessoais, telefones e tokens de contas externas são guardados cifrados. O portal do cliente usa uma conexão ao banco de dados com permissões mínimas, que só enxerga os dados do próprio cliente. O último acesso de cada usuário e as principais alterações (situação de leads e negociações, envios automáticos, chaves de recursos) são registrados. A comunicação com o sistema é sempre criptografada (HTTPS).

11. Seus direitos

Nos termos do artigo 18 da LGPD, você pode, a qualquer momento, pedir à Help Partner:

• confirmação de que tratamos os seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor, observados os segredos comercial e industrial;
• informação sobre com quem compartilhamos os seus dados;
• revogação do consentimento e eliminação dos dados tratados com base nele (por exemplo, desconectar a conta Google ou pedir a exclusão das notas de uma reunião);
• oposição a tratamento baseado em legítimo interesse, como a prospecção comercial (basta pedir para parar).

12. Como exercer os seus direitos

Escreva para contato@helppartner.com.br informando o seu nome, a empresa (se for o caso) e o que você quer. Para a sua proteção, podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender. Respondemos no prazo da lei. Se preferir, você também pode procurar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

13. Alterações desta política

Quando o sistema mudar de forma relevante (um novo prestador, uma nova finalidade, um novo prazo de guarda), esta política será atualizada, com nova versão e data no topo da página. A versão vigente é sempre a publicada em crm.helppartner.com.br/privacidade.